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3 benefícios da padronização na emissão de documentos

Não são todas as situações que pedem padronização, seja esta de qual tipo for, mas em outras ela se faz extremamente necessária. Por exemplo, imagine o segmento têxtil sem as padronizações de tamanhos, ou o de calçados. É evidente que existem as empresas que buscam fugir dessa padronização como forma de diferenciar-se, mas os esforços necessários para reeducar o público não devem ser assim tão recompensadores.

No segmento jurídico também é possível analisar as vantagens da padronização, nesse caso, dos tipos de processos mais recorrentes e dos contratos mais simples.

 

Aumento da produtividade na geração de peças processuais e minutas de contratos

Com a criação de peças processuais e contratos padrão, é possível emitir novos documentos com um simples clique, após breve edição de detalhes específicos de cada processo ou contrato. Entretanto, isso é muito mais simples, fácil e rápido que redigir cada processo ou contrato do zero. Dessa maneira, viabiliza-se a alocação de tempo e recurso para tarefas mais complexas e que devem ser analisadas caso a caso.

 

Aumento da conformidade e qualidade dos documentos

Já que os processos e contratos serão padronizados, quer dizer que em um primeiro momento eles foram redigidos, e se feito da maneira correta, já seguiu os modelos e preceitos do negócio. Sendo assim, é muito mais fácil garantir que a partir de então todos os demais processos e contratos emitidos também já estejam alinhados com as normas estabelecidas pela empresa. Isso garante que todos os processos e contratos estejam em compliance, aumentando a governança jurídica.

 

Criação de uma base de conhecimento e de melhores práticas

Padronizar não quer dizer que somente um único tipo de processo ou contrato possa ser emitido, na verdade, quer dizer que todos os processos ou contratos referentes a um mesmo tipo de atividade da empresa seja igual, ou muito parecido. Mas para cada atividade diferente, é possível ter um respectivo processo ou contrato padrão. Sendo assim, com o tempo, torna-se possível a criação de uma biblioteca de processos e contratos padrão, que viabiliza aos gestores ter uma noção precisa das dificuldades enfrentadas pelo negócio e quais são as melhores práticas para resolvê-las, bem como para evitá-las.

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