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4 motivos para dar mais atenção à gestão de contratos na empresa

Os contratos representam os direitos e as obrigações de uma empresa, entretanto, no Brasil ainda não existe uma percepção clara da importância da gestão de contratos, e persistem dificuldades básicas como a centralização e gestão destas carteiras.

Independente do porte e do segmento das empresas, é possível aumentar o desempenho e reduzir o risco dos negócios através de uma gestão de contratos mais eficiente e profissionalizada, em que almeja-se alcançar:

 

A melhoria no controle das SLAs dos contratos

Muitos contratos são assinados sem um detalhamento claro dos seus entregáveis. Em contratos de prestação de serviço isto fica mais evidente, pelo fato de não serem estabelecidos os SLA´s (service level agreement, em inglês). Por outro lado, quando estes acordos de nível de serviço são previstos no contrato, muitas vezes não existe uma medição e gestão se o SLA esta efitivamente sendo cumprido e se as entregas obedecendo os níveis de serviço previstos no contrato. A falta de controle dos SLA´s faz com que estes sejam apenas uma letra morta no contrato, colocado ali apenas para projeger uma das partes em um eventual litígio, mas sem função prática na gestão do desempenho do fornecimento. 

 

A melhoria no controle dos prazos vigência dos contratos

Além da situação de fornecimentos sem contratos, existe também o problema no controle do vencimento dos contratos. Isto implica em situações como fornecedores continuarem seu fornecimento sem a cobertura de um contrato. Este ponto é mais crítico em situações de terceirização de serviço, em caso de algum acidente de trabalho ocorrer. Por exemplo, se o contrato ainda não foi assinado ou já venceu e o funcionário de uma empresa terceirizada sofre um acidente de trabalho dentro das instalações da empresa contratante. Quem será responsabilizado, a empresa em que ele prestava o serviço ou a empresa que o contratou originalmente? E no caso de contratos de seguro? Qual o tamanho do prejuizo no caso de ocorrência de um sinistro dias depois do término da vigência do contrato ? 

Outra razão para o controle do prazo de vigência dos contratos é o controle das datas de reajuste. Em um país onde a inflação situa-se entre 6 a 8% ao ano, abrir mão do controle da vigência dos contratos significa, de saida, abrir mão de 6 a 8% do faturamento da empresa. 

Por isso, é sempre muito importante prestar atenção nos prazos de vigência dos contratos para evitar maiores dores de cabeça.

 

A redução dos riscos dos contratos

Tendo em mente o exemplo anterior, é importante entender que cada contrato também traz, além das obrigações e direitos na relação entre as duas partes, um certo risco atrelado a ele. Esse risco pode ser de qualquer natureza, seja nas sanções impostas à parte que infringir alguma cláusula, sejam multas ou mesmo um risco jurídico. Avaliar estes risco no momento da análise e negociação do contrato é uma atividade importante para qualquer bom gestor de contratos. Prever antecipadamente os riscos e as formas de mitigar estes riscos, sejam eles trabalhistas, ambientais, de imagem, etc, é um forma de reduzir os riscos totais do negócio. 

Realizando a correta gestão dos contratos é possível reduzir esses riscos, tornando a relação entre as partes mais saudável e aumentando o desempenho do negócio.

 

A integração com as demais áreas do negócio

Em uma empresa, todos os departamentos são potencialmente demandantes de contratos. Como garantir que no momento da assintatura do contrato, todas as áreas envolvidas foram ouvidas? Como garantir que os contratos de maior risco não sejam assinados sem uma análise do jurídico? Como garantir que os contratos assinados respeitem as políticas e regras de compliance da empresa? É necessário criar na empresa uma cultura de gestão de contratos, como elemento essencial para o desempenho do negócio. 

E no caso de contratos onde a empresa é a fornecedora, como garantir que o fornecimento que envolve mais de uma área de negócio da empresa ocorra de forma satisfatória, e que o cliente realmente receba o que contratou no prazo, qualidade e preço estipulados no contrato? O contrato dificilmente envolve apenas uma área da empresa na sua entrega. Assim, todas as areas responsáveis pela entrega devem conhecer os detalhes do contrato e as corretas condições de fornecimento. 

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