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Como aumentar o número de processos com indicativos de encerramento

Encerrar os processos é parte essencial da gestão jurídica de departamentos jurídicos, pois reduz o estoque de processos gerenciados e garante receita ou redução de custos. Existem duas ações que devem ser tomadas para melhorar essa taxa de encerramento, em que se faz necessário automatizar controles e integrar as informações das bases de dados com as dos sites dos tribunais, objetivando uma análise contínua e sistemática das informações, o que garante a identificação de indicativos de encerramento:

 

Identificar rapidamente os processos com indicativos de baixa para retirada do estoque.

Um estoque de processos tem seu custo associado, referente à sua manutenção e equipe responsável envolvida, portanto, é interessante que os processos que apresentem indicativos de encerramento sejam removidos rapidamente. O primeiro passo é identificar, através do alinhamento das informações dos processos nas bases de dados internas com as dos sites dos tribunais, quais processos já estão encerrados e que podem ser desconsiderados nos cálculos de provisionamento ou ter seus depósitos recuperados.

 

Acompanhar continuamente os andamentos processuais em um movimento de “empurrar” os processos para a sua conclusão

Sem o alinhamento das informações dos processos com as dos sites dos tribunais, os gestores ficam sem um panorama completo da situação de suas carteiras, resultando em um cenário caótico e preocupante. O importante é introduzir o conceito de “ciclo de vida” que é o intervalo de tempo desde a distribuição até o arquivamento dos processos. Uma das metas da gestão passa a ser reduzir esse ciclo de vida médio dos processos.

 

A não ser que o volume de processos seja muito pequeno, é quase impossível realizar o trabalho de acompanhá-los sem um software jurídico integrado com os sites dos tribunais para tornar essa tarefa automática. Também é necessário estabelecer um processo de monitoramento contínuo para identificar processos próximos do encerramento e baixa, permitindo excluí-los imediatamente do estoque de processos ativos tão logo eles tenham sido concluídos ou arquivados.

 

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