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Duas funcionalidades para ajudar a organizar uma equipe jurídica

Toda e qualquer ferramenta que auxilie os gestores de Departamentos Jurídicos ou Escritórios de Advocacia a organizar melhor suas equipes é bem vinda, e muitos softwares jurídicos tentam exercer essa função, porém, há maneiras de, não só organizar a equipe, mas também aumentar sua produtividade e facilitar que a gestão de todas as tarefas seja realizada com sucesso.

Além disso, se essas ferramentas e funcionalidades funcionarem de forma customizável, atendendo especificamente às demandas de um determinado gestor, ainda melhor! Ele pode adaptar a realidade da rotina da sua equipe às ferramentas e tirar o máximo proveito disso.

 

Workgroup

Os gestores podem, através de seus perfis de administrador, criar grupos com os usuários que acessam o sistema, definindo, inclusive, quem tem quais responsabilidades. Por exemplo, imaginemos que o gestor queira destacar uma equipe para atender somente aos processos trabalhistas da UF RJ. Toda vez que um novo processo preenchendo esses requisitos chegar na base de dados, ele será repassado para a equipe correspondente que já iniciará a primeira tarefa do fluxo de trabalho (workflow) para esse tipo de processo. Essa distribuição para as equipes e o início do fluxo podem acontecer de forma automática, se configurado algumas premissas, ou manualmente por seus próprios integrantes.

Dessa forma, o gestor pode otimizar as equipes alocando os melhores recursos de acordo com suas características, e caso uma pessoa não veja ou não possa atender esse processo novo entrante, alguma outra da equipe ficará responsável por ele, evitando assim gargalos e paradas na esteira de produção.

 

Workflow

Através do fluxo de trabalho, os gestores podem definir o passa a passo das atividades das equipes, garantindo assim aderência aos procedimentos da empresa ou escritório; aumento da produtividade da equipe que sabe o que e como fazer, além de conseguir manter um histórico dessas atividades, possibilitando a identificação de possíveis problemas e fornecendo informações para, não apenas corrigi-los, mas também para melhorar os próprios procedimentos.

Integrando equipes através do workflow parametrizável também aumenta a produtividade no caso de equipes independentes que trabalham em conjunto, ou seja, o trabalho de uma equipe depende do resultado obtido por outra equipe. Por exemplo, imaginemos que a equipe B assume o processo após a equipe A trabalhar nele preenchendo uma série de dados e informações. Quanto mais acertadamente a equipe A trabalhar, melhor ela entregará “insumos” para a equipe B. O gestor é capaz de identificar rapidamente em que fase do fluxo encontra-se o processo, além de identificar a qualidade do trabalho realizado.

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