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Software de Gestão de Contratos e-Xyon

Software para Gestão de Contratos desenvolvido para que Departamentos Jurídicos, Áreas de Suprimentos, Engenharia, TI e Escritórios de Advocacia gerenciem suas carteiras de contratos, com os documentos e os aditivos, distribuídos em várias unidades de negócios, integrando as equipes do departamento jurídico, suprimentos e demais áreas em um workflow para análise, negociação e aprovação de contratos.

Permite o controle dos prazos de renovação e reajustes dos contratos, reduzindo o lead time entre elaboração e contratação, e identifica os contratos com maior nível de risco para o negócio.

 

Natureza da Gestão de Contratos

Contratos representam direitos e obrigações de empresas, mas tradicionalmente existe uma grande dificuldade na centralização e gestão destas carteiras.

Empresas de todos os portes e segmentos podem aumentar o desempenho e reduzir o risco de seus negócios através de uma gestão de contratos mais eficiente e profissionalizada.

 

Auxílio da tecnologia

A introdução de um software de gestão de contratos permite a redução do tempo de todas as etapas da contratação, desde a requisição, análise de minutas até a aprovação, com impactos positivos sobre o lead time, gerando expressivos ganhos para o negócio, além de permitir a melhor gestão de todas as informações e documentos dos contratos.

 

 

Se tiver interesse em conhecer nosso Software de Gestão de Contratos, agende uma apresentação ou solicite um orçamento.

 

Levantamento de Requisitos

Como parte dos projetos de implantação das soluções desenvolvidas pela e-Xyon, estabelece-se uma consultoria com uma metodologia específica para levantamento de requisitos dos clientes, principalmente para os casos onde os projetos apresentem maior complexidade e que envolvam adequações nos sistemas, seja através de customizações de novas funcionalidades ou de integrações com sistemas corporativos.

 

Configuração de Aplicação

Como parte dos projetos de implantação das soluções desenvolvidas pela e-Xyon, existe a configuração e parametrização dos sistemas a fim de que se adequem à realidade e especificidade de cada cliente. Esta etapa do projeto é importante para de que o cliente consiga traduzir as características de sua realidade em parâmetros do sistema, e assim obtenha o maior grau de usabilidade e aderência aos seus negócios.

 

Importação de Sistema Legado

Para a importação de bases de dados dos clientes (sistemas legados), aplica-se uma metodologia própria que permite a importação de diversos tipos de bancos de dados, garantindo que o processo de migração seja também utilizado como uma oportunidade de promover um salto substancial no que tange a qualidade dos dados, de forma segura e exitosa.

 

Customização de Aplicação

Para clientes que contam com versões dedicadas (VCORP), a e-Xyon disponibiliza serviços de customização dos seus sistemas a fim de adequá-los às especificidades dos negócios.

A fim de garantir a aderências das customizações aos requisitos dos clientes, a e-Xyon possui uma metodologia própria que permite garantir um elevado nível de sucesso em projetos de customizações.

 

Integração com sistemas corporativos

Como parte dos projetos de implantação das soluções de gestão desenvolvidos pela e-Xyon, estabelece-se uma metodologia específica para integração de dados com outros sistemas corporativos. Assim, para os casos de projetos de maior complexidade que necessitem da troca de dados automática com sistemas que o cliente já utiliza, desenvolve-se sob demanda rotinas automáticas para integração de dados. Desta forma, os sistemas da e-Xyon podem passar a receber e enviar dados para outros sistemas, tais como: cadastro de clientes, informações financeiras, etc., permitindo implementar a troca de grande volume de dados de forma rápida e segura.

 

Treinamento presencial ou a distância

Como parte dos projetos de capacitação dos usuários dos sistemas de gestão desenvolvidos pela e-Xyon, é oferecido o serviço de treinamento presencial ou a distância de usuários. De acordo com a demanda, o treinamento poderá ser realizado para grupos e perfis de usuários distintos, com o planejamento do conteúdo de cada módulo de treinamento de acordo com seu público-alvo. O treinamento a distância é realizado através de ferramenta de videoconferência, sendo geralmente empregado em situações onde se deseja reduzir os custos de deslocamento para treinamento, capacitar usuários em larga escala ou com ampla distribuição geográfica.

 

  • Centralizar a gestão de contratos, seu acervo e seus aditivos;
  • Permitir a realização de Due Diligence de Contratos;
  • Garantir acesso e integridade das informações contratuais;
  • Integrar áreas de negócios envolvidas no processo de contratação;
  • Garantir fluxo de informações e de documentos;
  • Controlar os eventos críticos de contratos;
  • Gerenciar e reduzir riscos contratuais;
  • Reduzir e eliminar perdas por renovação e reajuste;
  • Aumentar a conformidade e aderência às normas (compliance);
  • Reduzir tempo médio de contratação (custo de contratação);
  • Aumentar o desempenho do negócio.

  • Dificuldade de centralização da gestão de contratos, seu acervo e aditivos (incluindo documentos físicos);
  • Dificuldade de controle de prazos durante o processo de contratação;
  • Falhas na integração com as áreas de negócio (gerenciamento do workflow de gestão de contratos);
  • Dificuldades de controle de prazos dos contratos vigentes (renovação e reajuste);
  • Aumento da exigência de gestão de riscos de contratos;
  • Necessidades de criação de bibliotecas de contratos padronizados;
  • Dificuldade de controle de SLA´s de contratos;
  • Problemas com rastreabilidade e registro de cadeia de aprovação dos contratos (autorização para alterações de cláusulas).

  • Dados cadastrais dos contratos;
  • Cadastro de clientes e fornecedores;
  • Workflow de gestão de contratos, para análise e aprovação;
  • Gestão Eletrônica de Documentos - GED;
  • Controle de prazos de elaboração dos contratos;
  • Controle de prazos de renovação dos contratos;
  • Controle de reajustes dos contratos;
  • Biblioteca de contratos padrão;
  • Controle de objetos de contratos;
  • Multas e garantias contratuais;
  • Cronograma de pagamentos (fluxo financeiro);
  • Controle de aditivos;
  • Relatórios gerenciais (módulo de BI);
  • Indicadores de desempenho.

  • Departamentos Jurídicos;
  • Escritórios de Advocacia;
  • Suprimentos;
  • Engenharia;
  • Financeiros;
  • Controladoria;
  • Auditorias.

  • Configuração de aplicação;
  • Integração com sistemas corporativos (somente para VCORP);
  • Treinamento presencial;
  • Treinamento à distância;
  • Hosting de dados em Internet Data Center - IDC (Cloud Computing);
  • Redesenho de processos e procedimentos;
  • Due Diligence de contratos.

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