O contencioso de massa refere-se a um grande número de casos legais semelhantes, muitas vezes envolvendo reclamações de consumidores, questões trabalhistas, ou litígios relacionados a produtos.
A gestão eficiente de processos legais é um dos pilares fundamentais para o sucesso de qualquer escritório de advocacia.
No entanto, quando se trata de escritórios que lidam com um grande volume de contencioso de massa, a tarefa de extrair e cadastrar manualmente os processos em sistemas de gestão jurídica pode se tornar um desafio monumental.
O Cenário do Contencioso de Massa
O contencioso de massa refere-se a um grande número de casos legais semelhantes, muitas vezes envolvendo reclamações de consumidores, questões trabalhistas, ou litígios relacionados a produtos.
Esses casos podem sobrecarregar os escritórios de advocacia com uma carga de trabalho significativa, tornando essencial uma gestão eficiente para manter a qualidade do serviço e a satisfação do cliente.
Uma pesquisa realizada pela e-Xyon com escritórios que lidam com esse grande volume de processos, os principais desafios listados foram:
Necessidade de redução de custo para manutenção da competitividade e viabilização do negócio;
Alto tempo de tarefa de cadastro de novos processos;
Necessidade de captura dos documentos das iniciais;
Manutenção de equipes para cadastro (envolvendo custo direto e gerenciamento);
Risco de erros de cadastro manual;
Dificuldade de lidar com flutuações de quantidade de processos recebidos diariamente.
Desafios da Extração Manual de Processos
O primeiro grande desafio que os escritórios de advocacia enfrentam ao lidar com contencioso de massa é a extração manual de processos.
Isso geralmente envolve a coleta de informações cruciais de documentos físicos ou eletrônicos, como petições, documentos judiciais e comunicações com clientes.
Os principais desafios incluem:
Volume Avassalador: Com centenas ou até milhares de processos para gerenciar, a extração manual pode consumir uma quantidade significativa de tempo e recursos humanos.
Erro Humano: A extração manual está suscetível a erros, como a perda de informações importantes ou a entrada incorreta de dados nos sistemas de gestão jurídica.
Mão de Obra Intensiva: Alocar recursos humanos para tarefas repetitivas de extração pode prejudicar a produtividade e desviar a equipe de tarefas mais estratégicas.
Retardo no Atendimento ao Cliente: A demora na extração de processos pode atrasar a prestação de serviços jurídicos aos clientes, afetando a satisfação e a reputação do escritório.
A Solução: Automação do Cadastramento de Processos
A automação do cadastramento de processos é a resposta para muitos dos desafios enfrentados pelos escritórios de advocacia com contencioso de massa.
Essa abordagem aproveita tecnologias avançadas, como o reconhecimento de texto e a aprendizagem de máquina, para simplificar e agilizar o processo de entrada de dados.
Entre os principais benefícios estão:
Economia de Tempo: A automação pode processar rapidamente uma grande quantidade de documentos, economizando horas de trabalho manual. Isso permite que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas.
Precisão Aprimorada: A automação reduz significativamente o risco de erros humanos, garantindo que os dados sejam inseridos corretamente nos sistemas de gerenciamento jurídico.
Atendimento Mais Rápido: Com a automação, os processos são cadastrados de forma eficiente, permitindo que os advogados forneçam serviços jurídicos mais rapidamente, atendendo às expectativas dos clientes.
Redução de Custos: A automação do cadastramento de processos pode reduzir a necessidade de contratar mão de obra adicional, resultando em economia de custos para o escritório.
Cadastro 4.0: A automação de cadastro de processos que traz ganho de tempo e redução de custos para a sua empresa.
O principal desafio atualmente para os escritórios que lidam com contencioso de massa, é reduzir drasticamente o tempo que os advogados perdem buscando e cadastrando os processos em sua base.
Todo esse processo, geralmente feito de forma manual, aloca recursos em mão de obra para entrar nos sistemas, baixar as petições iniciais, identificar os dados necessários e inserir um a um nos seus sistemas de gestão.
E gera um alto custo operacional para as empresas.
O cadastro 4.0 da Inov.ai, empresa do grupo Hyon Par, garante a automatização do cadastramento de novos processos, fazendo o cadastro completo do processo judicial com dados que não constam na capa do processo (21 campos de dados + documento da Inicial e seus anexos).
Com o uso de Inteligência Artificial e mecanismos de Machine Learning, além de sofisticados scripts de bancos de dados, RPA e outras tecnologias, o Cadastro 4.0 realiza a extração, baixa dos documentos e a leitura automática de informações.
O processo se torna mais veloz, com elevado grau de acurácia, com entrega simples e fácil para o cliente, podendo ser integrado ao seu sistema de gestão atual.
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